Het afgesloten akkoord rond administratieve samenwerking betekent dat de leerlingen- en personeelsdata van alle scholen uit de scholengroep, samengebracht worden in één databank op één centrale server.

Dit brengt twee belangrijke en praktische gevolgen mee, waardoor duidelijke afspraken vereist zijn:

• Iedereen werkt met hetzelfde softwarepakket waarin bepaalde standaardgegevens gemeenschappelijk zijn. Indien een personeelslid één van de 'publieke' gegevens wijzigt, dan is deze wijziging geldig voor iedere gebruiker!
• Het steekkaartenmodel (record) is voor iedereen gelijk. De velden op de steekkaarten dienen dus op een gelijkaardige manier ingevuld te worden. Zo moet bvb de schrijfwijze van eigennamen, telefoonnummers enz uniform zijn.

Officiële tabellen en publieke parameters

• Globale parameters (extra - parameters) worden enkel gewijzigd/aangevuld na overleg met de Systeembeheerder. Voor de parameters per instelling (Schoolstructuur - Keuzelijsten - Parameters) worden er in de school zelf afspraken gemaakt.

Algemene afspraken

• Alle velden zoals bvb namen, voornamen, enz. worden niet in hoofdletters ingevoerd, maar in gewone schrijftaal. Voorbeeld: Van de Walle Peter en niet VAN dE WALLE PETER
• Telefoonnummers worden volgens de bin-norm ingevoerd. Voorbeeld: 02 257 10 48 en niet (02)257 10 48 of niet 02/257.10.48
• Er worden geen publieke filters gemaakt, zonder overleg met de Systeembeheerder. Lokale filters zijn vrij in gebruik.
• De vrije velden op de leerlingensteekkaart worden enkel na overleg met de Systeembeheerder gebruikt. Hij of zij houdt een lijst bij met de omschrijving waarvoor een vrij veld op de leerlingenfiche gebruikt wordt. De vrije velden op de loopbaan kunnen per school ingevuld worden.
• Memo's op de leerlingensteekkaart worden enkel gebruikt voor informatie die belangrijk is om tussen scholen doorgegeven te worden. (bvb melding van dyslexie ...). Hiervoor worden op CODI en SOBAO afspraken gemaakt. Memo's op de loopbaan kunnen per school ingevuld worden.
• De vrije velden op de personeelssteekkaart worden enkel na overleg met de Systeembeheerder gebruikt. Hij houdt een lijst bij met de omschrijving waarvoor een vrij veld op de personeelssteekkaart gebruikt wordt.
• Op CODI worden afspraken gemaakt waarvoor memo's op de personeelssteekkaart gebruikt worden.
• Facturatie: één hoofdgroep per school. Een school kan meerdere instellingsnummers groeperen. Per instellingsnummer kan een deelgroep binnen de hoofdgroep aangemaakt worden.
  Toekenning van factuurnummers (10 cijfers):
  • eerste 4 cijfers: het boekjaar
  • 5^de en 6^de cijfer: nummeringsysteem voor detailboeken: per hoofdgroep zijn nummers gereserveerd. Binnen elke hoofdgroep dienen deze nummers gerespecteerd te worden om te vermijden dat dubbele factuurnummers voorkomen in de databank (klik hier voor het overzicht).
  • laatste 4 cijfers: teller - vanaf 0001 tot 9999

Vrije velden

Leerlingensteekkaart

Vrij parameterveld 1: Geslaagd - Niet geslaagd
Dit veld is noodzakelijk voor het afdrukken van het proces verbaal op het einde van het schooljaar in BUSO De Einder.

Personeelssteekkaart

Vrij veld 1: Schoolcode - Afkorting
Dit veld kan worden gebruikt om schooleigen codes in te voeren zoals personeelscodes, verlofstelselcodes ....
De inhoud van vrije velden mag enkel verwijderd en/of gewijzigd worden door diegene de betreffende inhoud heeft ingevuld. Voor personeelsleden met een opdracht in meer dan één instelling, is dit veld immers toegankelijk voor elke betrokken instelling.

Vrij veld 2: Afdrukparameter
In dit vrije veld kan een zelfgekozen code ingevoerd worden die dan als filter kan gebruikt worden bij afdrukken van personeelsgegevens. Voorbeeld: 'N' zou kunnen betekenen dat op een personeelslijst geen privételefoonnummer en/of GSM-nummer mag afgedrukt worden. De filtering dient wel in het betrokken formulier opgenomen te worden.

Personeel dienstverband

Op het tabblad 'Extra' wordt het eerste vrije veld eveneens gebruikt voor een schooleigen personeelscode. Er kan een code ingevuld worden per dienstverband. M.a.w. het is mogelijk voor elke school een andere personeelscode te gebruiken.

Beveiliging

De Systeembeheerder(s) heeft (hebben) rechten voor de ganse databank, dwz voor de ganse scholengroep.

Per school is voor de Schoolsysteembeheerder een administratoraccount aangemaakt met als gebruikersnaam het (hoofd)instellingsnummer en als standaardwachtwoord 'WISA' (dit wachtwoord wijzigen zodra toegekend).

De Schoolsysteembeheerder heeft alle rechten voor zijn / haar instelling, behalve voor het aanmaken en/of wijzigen van gebruikersaccounts.

Elk administratief personeelslid krijgt van de Systeembeheerder een gebruikersaccount. Dit gebruikersaccount bestaat uit een gebruikersnaam met een standaard wachtwoord en een stel 'rechten'. Zodra het account wordt toegewezen, dient het betreffende personeelslid het standaardwachtwoord te wijzigen in een zelf gekozen wachtwoord. Dit wachtwoord is strikt persoonlijk en mag in geen enkel geval doorgegeven worden!

• Indien je merkt dat je teveel of te weinig rechten heeft in bepaalde schermen, kun je de Systeembeheerder aanspreken.
• Gelieve op regelmatige basis (bvb elk trimester) uw wachtwoord te wijzigen. Ben je het wachtwoord vergeten, dan kan je aan de Systeembeheerder vragen je wachtwoord opnieuw op het standaardwachtwoord 'WISA' te zetten.
• Indien je niet met het programma Wis@d aan het werken bent, wil dan het programma sluiten (en niet minimaliseren).

Ethische code

Gebruikers van de administratieve software zijn gebonden aan het beroepsgeheim.

Het Client/Server-model laat toe dat gebruikers toegang hebben tot de data vanop elke PC met een internetaansluiting. De data wordt buiten het schoolsecretariaat nooit geraadpleegd in het bijzijn van collega's of derden.

Hoewel binnen het pakket de nodige filters geactiveerd zijn opdat elke gebruiker slechts inzage zou hebben in eigen data, kan het voorkomen dat gegevens van andere scholen toegankelijk moeten zijn. Elke gebruiker verbindt er zich toe deze gegevens met de nodige vertrouwelijkheid te behandelen.